EO Outbound Bali Dejogja Tour and Travel

1. Cari Referensi Sebanyak-banyaknya. 
2. Pelajari Studi Kasus dari Acara yang Pernah Ada. 
3. Menyusun Konsep Awal. 
4. 4. Buang Elemen yang Tidak Perlu. 
5. Buat Daftar Vendor yang Terkait dan Cari Harga. 
6. Menyusun Tim yang Kompeten. 
7. Brainstorming dengan Tim. 
8. Menyusun Daftar Sponsor.

Tour Bali

Hal Umum Penting yang Harus Diperhatikan Saat Akan Mengadakan Event

Mengapa disebut umum dan penting? Pada dasarnya, hal-hal yang akan dibahas adalah lumrah namun tidak dapat disepelekan. Jika tidak dipersiapkan dengan baik maka akan banyak menimbulkan masalah seperti miskomunikasi antar pihak, kekurangan biaya, hingga event yang berantakan karena tidak ada rencana cadangan yang dapat menurunkan pamor pihak penyelenggara.

Jika Anda sudah memahami risiko dari perencanaan event yang tidak matang, maka berikut kami rangkum 8 hal penting yang harus Anda persiapkan agar event berjalan dengan sukses:

1. Set-UpGeneral Meeting

Tujuan dari general meeting adalah menentukan pondasi dan konseptual event. Rapat ini penting dilakukan untuk memastikan hal-hal apa saja yang dibutuhkan dan konsep event apa yang diharapkan oleh klien. Jika general meeting Anda sukses, kemungkinan besar event Anda akan sukses karena Anda berhasil menerjemahkan harapan-harapan klien ke dalam event yang akan dilaksanakan.

Selanjutnya, hasil dari general meeting yang berupa kesepakatan-kesepakatan mendasar akan menjadi blueprint untuk EO dalam merancang acara. Blueprint akan dibawa ke internal meeting EO untuk diturunkan dari perencanaan konseptual menjadi perencanaan teknis dan dibagi kepada setiap divisi dalam tim EO.

2. Perencanaan Anggaran Biaya

Biaya yang dimiliki oleh klien atau penyelenggara untuk membuat acara tentu terbatas. Oleh karena itu, salah satu hasil dari general meeting adalah perencanaan anggaran biaya. Penentuan anggaran di awal penting untuk mengontrol pembelanjaan agar anggaran tidak melebihi uang yang dimiliki.

Setelah merencanakan anggaran bersama, tim EO harus segera membagi anggaran tersebut ke setiap divisi. Anggaran digunakan untuk keperluan biaya operasional persiapan event organizer seperti, penyewaan tempat / gedung, konsumsi, dekorasi, transportasi dan logistik seperti sound system, souvenir, pengadaan dokumen hand-out print dan name tag panitia atau peserta, sampai fee jika mengundang pembicara atau pengisi hiburan.

3. Membuat Check List

Banyak hal yang harus dikerjakan dalam mempersiapkan sebuah event. Agar tidak ada satupun pekerjaan yang terlewat, harus dipastikan bahwa ketua panitia / project officer, ketua divisi sampai anggota divisi memiliki checklist dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Tidak adanya checklist bisa menjadi akar masalah tidak terlaksananya suatu pekerjaan karena memori ingatan manusia yang terbatas.

4. Pembagian Timeline Kerja

Persiapan event organizer memerlukan kerja sama tim yang baik. Agar tidak ada pekerjaan yang terlambat diselesaikan, perlu dibuat timeline kerja. Dokumen ini berisi pembagian tugas setiap anggota tim serta checklist apa saja yang dikerjakan dan ditentukan waktu pengerjaannya.

Biasanya terdapat hal-hal yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari sebelum mengadakan event seperti penyewaan ruangan / gedung, pemesanan souvenir, menghubungi pembicara atau pemateri sampai menghubungi tamu-tamu penting. Jika timeline kerja tidak disusun dengan baik, bisa jadi hal-hal yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari tidak terlaksana karena dikerjakan mendekati hari-H.

5. Membuat Rundown Acara

Setiap acara, agar berjalan secara sistematis dan terjadwal harus memiliki rundown atau susunan acara yang jelas. Rundown harus dipersiapkan dari awal setelah general meeting. Seiring berjalannya waktu, rundown bisa terus diperbarui karena tidak semua yang direncanakan berjalan sesuai keinginan seperti lokasi acara berubah, pembicara atau pemateri yang tidak bisa hadir, sampai konten acara yang berubah.

6. Koordinasi dengan Vendor

Sebagian besar event pasti membutuhkan pihak ketiga yang mampu memenuhi kebutuhan event tersebut. Pihak ketiga atau vendor harus dipilih dengan baik sehingga hal-hal yang dibutuhkan dapat terpenuhi dan dicari jauh-jauh hari agar Anda dapat mendapatkan harga lokasi, harga dekorasi, harga souvenir seperti harga name tag panitia-peserta, tas, agenda, dll lebih murah. Berikut beberapa vendor umum yang dibutuhkan dalam menyelenggarakan event.